Perencanaan Event

•Januari 11, 2018 • Tinggalkan sebuah Komentar

Perusahaan Event Organizer memiliki cara dan strategi yang berbeda dalam merencanakan sebuah event. Dulu ketika saya merencanakan event, event yang kecil, dimulai dari saya dan pimpinan saya, kami berdiskusi dari hal kecil sampai yang paling komplek, dan setelah mulai mengkerucut dibuatlah proposal event. Setelah perusahaan mulai besar, skala event juga semakin besar, mulailah melibatkan orang lain bahkan tim / suplier / fasilitator / kelompok pendukung. Semakin komplek perencanaan event, tidak saja hanya butuh partisipasi dari orang / tim lain, juga membutuhkan manajerial yang lebih baik. Itulah yang penting.

Karena itu, dalam perencanaan event, seorang praktisi event organizer sebaiknya memahami beberapa fungsi dan dan aspek manajerial, baik itu event kecil, sedang, besar bahkan event khusus/spesial (Special Event). Apa saya fungsi dan aspek yang dipertimbangkan, adalah sebagai berikut:

Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Teorinya, perencanaan strategis adalah proses yang dilakukan suatu organisasi untuk menentukan strategi atau arahan, serta mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber dayanya (termasuk modal dan sumber daya manusia) untuk mencapai strategi ini. Perencanaan strategis juga merupakan alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi di masa depan.

Dalam event organizer, strategic planning terdiri dari beberapa aksi, seperti:

  • penentuan visi, misi dan tujuan dari event,
  • pengembangan sasaran dan tujuan event,
  • analisis situasi dan kondisi,
  • identifikasi pilihan strategi (termasuk pilihan pilihan pengambilan keputusan),
  • implementasi dan pengembangan teknik rencana pelaksanaan,
  • penyiapan sistem kontrol,
  • penyelesaian pekerjaan, evaluasi dan pelaporan.

Nampak normatif idealis memang, kadang praktisi event organizer enggan pakai alat di atas, mereka pragmatis saja, ada masalah selesaikan. Kalau eventnya kecil mungkin iya, tapi kalau sudah komplek, klien biasanya menuntut kemampuan manajerial yang bagus juga.

 

Konsep Kreatif Event

Aspek ini jadi unggulan praktisi event organizer. Mereka menyakini bahwa konsep yang unggul menjadi daya tarik utama klien. Saya tidak memungkiri itu, tapi pengalaman berbicara bahwa konsep yang bagus, tanpa menguasaan variabel lain, dan bahkan tidak memiliki rencana strategic untuk merealisasikan gagasan, sama juga bohong.

Saya akan bicara lebih detail soal konsep kreatif event organizer di bagian lain tulisan ini, dilain waktu, biar lebih fokus.

 

Fungsi Project Management

Project management adalah penting dalam event organizer, project management juga dikenal sebagai manajemen proyek. Proyek atau project berarti ada batasan waktu pekerjaan, jadi manajemen proyek (teorinya) adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengendalikan sumber daya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu.

Pengetahuan tentang manajemen proyek akan memperkenalkan kita (praktisi event organizer) tentang fungsifungsi Initiating, Planning, Executing, Controlling and Monitoring, serta Closing. Juga akan memberikan kita pemahaman tentang Scope Management, Cost Management, Human Resource Management, Risk Management, Communication Management, Procurement Management, Quality Management, Time Management, Integration Management.

Perlukah kita memahaminya? Sangat perlu pastinya. Tapi jangan kecil hati bagi yang baru belajar menjadi praktisi event organizer, semua ada tahapannya. Saya juga banyak bertemu dengan owner bisnis event organizer tidak memiliki ilmu sedemikian lengkap, tetapi mereka sudah “kaya” ilmu lapangan, dipercaya banyak klien, sukses ngumpulin pundipundi dari bisnis event organizer. Bagi mereka, memang tidak perlu, kalau mereka tahu anda mempelajari itu, pasti mereka akan minta stop belajarnya, kenapa? Karena kalau anda lebih pandai dari mereka, mereka akan berkurang pundipundinya.

 

Aspek Manajemen Keuangan

Point ini sangat banyak aturan mainnya, banyak pula strategi pengelolaan dan kontrolnya. Intinya adalah bagaimana kita merencanakan, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi arus keuangan untuk mencapai target organisasi, yaitu profit.

 

Fungsi Pengelolaan SDM

Dalam perencaan event, praktisi event organizer harus mampu memprediksi kebutuhan orang untuk merealisasikan kegiatan. Mengaturnya, mengendalikan, mengawasi, mengevaluasi dan mengambil keputusan untuk perubahan singkat agar tercapai tujuan kegiatan.

 

Aspek Perencanaan Marketing

Point ini diperlukan jika eventnya membutuhkan fundraising, penggalangan dana untuk memenuhi kebutuhan pelaksanaan acara dan pengambilan keputusan. Sponsorship adalah alat yang paling sering didengar, tapi sebenarnya masih banyak alat lain yang bisa dipakai.

 

Promosi Event

Promosi event dalam perencanaan event, memiliki area yang sedikit berbeda dengan marketing event. Maksudnya promosi event disini adalah mengenalkan event kepada publik dan stakeholder pendukung (sponsor) kegiatan. Lebih kepada Public Relations terhadap event. Juga lebih sebagai alat IMC, integrated Marketing Communications. Kalau marketing event, cenderung lebih mikro, untuk menjual produk yang tercipta dari adanya event tersebut.

 

Condongcatur, Depok, Sleman Yogyakarta.

 

Iklan

Merancang Event itu sebelumnya harus…

•Januari 11, 2018 • Tinggalkan sebuah Komentar

Sebagai pelaku / praktisi event organizer, saat memasuki tahapan perencanaan sebuah event, sebelum memasuki ranah kreatif, wajib bagi kita untuk memahami secara makro dan mikro lingkungan atmosfer event. Event memiliki atmosfer, dan jika kita tidak memahami hal yang melingkupinya, alhasil konsep kreatif yang kita sajikan cenderung mentah dan tidak menarik.

Atmosfer event tidak lain dan tidak bukan adalah orang dan organisasi, baik yang berfungsi sebagai pencetus, pelaksana, pendukung, dan pemirsanya. Pencetus akan menjadi inisiator event, pelaksana adalah operator, pendukung adalah pihak yang mendukung operator dalam menciptakan event untuk dinikmati pemirsanya.

Sebagai event planner, kita harus mampu memahami dan mengidentifikasi karakter, sifat, pola, kebiasaan, kelebihan, kekurangan dari atmosfer event. Selanjutnya kita biasa menyebutnya stakeholder event. Semakin kita mengenal karakter stakeholder yang ada, akan semakin mudah konsep kreatif diterima oleh klien event organizer.

Salah satu contoh, ketika kita diminta menjadi event organizer senam masal di Alun-alun Utara Kraton Yogyakarta. Hal pertama, kita wajib mengenali si inisiator, siapakah dia, bagaimana karakternya, apa keinginannya. Jika inisiator ini ibu Ketua Umum PKK, artinya pesertanya mayoritas adalah ibu ibu, jadi jangan sampai acara kita terlalu siang, bisa marah beliau, kulitnya terbakar nanti.

Kedua, aspek pendukungnya yaitu venue Alun alun Utara Kraton Yogyakarta, artinya kita mesti tahu karakter Alun alun untuk penyelenggaran event seperti ini. Sound system tidak boleh menghadap Masjid Agung Kauman, acara tidak boleh berbenturan dengan acara PDHI di ujung utara, naruh genset tidak boleh diantara pohon beringin, malam sebelumnya harus mengkondisikan pedagang asongan, dsbnya.

Ketiga, pemirsanya, karena ini adalah tempat terbuka harus disiapkan tenda untuk menyiapkan tamu VIP, menyiapkan parkir tamu, menyiapkan hospitalitynya, mobile toilet, P3K, air minum, penerima tamu, dan lain sebagainya.

Setelah lengkap kita memahami atmosfer event, baru kita menginjak ranah kreatif.

Sound System dan Event Organizer

•Januari 10, 2018 • Tinggalkan sebuah Komentar

Pada tahap event operations atau pelaksanaan event, ada banyak individu dan pemasok (suplier) yang terlibat bekerja salah satunya adalah tim sound system. Tim sound system biasanya berbentuk organisasi / institusi / perusahaan / partner / suplier yang terpisah dari organisasi inti penyelenggaraan acara, mereka dikontrak atau dibayar untuk menyediakan fasilitas sound system beserta seluruh fasilitas pendukungnya.

Satu tim pemasok soundsystem terdiri dari banyak tim seperti, tim pasang bongkar, tim kabel, tim genset atau power, tim trucking / angkutan, tim operator dan sebagainya. Tim operator biasanya memiliki kemampuan sound engineering, kemampuan inilah yang menjadi kunci keberhasilan penyediaan kualitas tata suara yang baik. Kebanyakan pemasok / suplier sound sytem juga menyewakan lighting / tata cahaya, sehingga biasanya mereka juga akan menyiapkan tim lighting / tata cahaya sebagai pendukung.

Sebelum event operations atau pelaksanaan event biasanya saya melakukan pertemuan intensif dengan pemasok / suplier soundsystem. Saya meminta hadir minimal 3 orang, koordinator tim, operator (sound engineering), dan tim lighting, syukur syukur pemilik atau bosnya mau hadir, lebih lengkap lebih baik. Fungsinya untuk menjelaskan rangkaian acara, konsep acara, program acara, menentukan kebutuhan dasar soundsystem dan lighting, pembagian tugas, pengaturan jadwal loading, gladi kotor, gladi bersih dan unloading.

Sebagai praktisi event organizer, kemampuan kita terbatas dalam mengelola perangkat keras dan lunak soundsystem, karena itu kita butuh operator yang memiliki pemahaman sound engineering yang mumpuni. Operator yang jago, ada harganya. Suplier / pemasok sound ada yang mau membayar mahal operatornya, ada juga suplier soundsystem yang tidak, bahkan menjadikan dirinya sebagai operator, semuanya tergantung tingkat kesulitan medan / venue, jenis acara dan pertimbangan biaya. Jadi sebagai praktisi event organizer, kita harus mampu memilih secara tepat pemasok soundsystem yang dibutuhkan untuk event yang akan dilaksanakan.

Ada sebagian praktisi event organizer, memilih mengurusi lebih serius soal pengelolaan tatasuara. Mereka beranggapan bahwa, ketika acaranya lancar tapi jika ada feedback, dan atau persoalan tata suara lainnya, menjadikan eventnya jadi cacat, tidak sempurna bahkan ekstrimnya klien menganggapnya gagal.

Registrations atau Daftar Ulang Seminar, Workshop, Pleno, Raker

•November 16, 2011 • Tinggalkan sebuah Komentar

REGISTRATIONS atau DAFTAR ULANG peserta Seminar, Workshop, Pleno, Rapat, atau Rapat Kerja adalah penting dan krusial. Fungsi registrasi atau daftar ulang peserta ini adalah

  • untuk proses PRESENSI atau kehadiran dari peserta
  • untuk memastikan identitas dan validitas peserta yang hadir
  • untuk memastikan proses dan jumlah uang yang akan atau telah dibayarkan ke panitia
  • verifikasi data peserta untuk keperluan jangka panjang panitia/organisasi

Hal-hal yang mesti diperhatikan adalah sebagai berikut:

  • Sistem Pendaftaran (individual atau kolektif
  • Jumlah dan Target Peserta
  • Teknis sistem pendaftaran (komputerisasi, manual atau gabungan)
  • Teknis sistem registrasi/daftar ulang (komputerisasi, manual atau gabungan)
  • Anggaran pengelolaan
  • Disain Produksi Kesekretariatan
  • Produksi Materi Kesekretariatan

Event Organizer itu menurut saya…

•Maret 18, 2008 • Tinggalkan sebuah Komentar

Event organizer menurut hemat saya adalah pelaksanaan suatu acara yang direncanakan, dikelola, dikendalikan untuk mencapai tujuan acara. Di dalamnya akan terdiri dari kumpulan sumber daya manusia yang bekerja bersama, memiliki jobs desk terstruktur. Dalam pelaksanaannya melibatkan fungsi-fungsi manajerial seperti aktivitas perancangan, pengkoordinasian, pengarahan dan kontrol kegiatan.

Di event organizer, ide adalah hal yang paling penting disamping cara menyampaikan ide kepada klien dan pelaksanaan acara / event operations.

Event organizer ada banyak macamnya, antara lain, Event MICE (meeting, insentif, convention, exhibition, Event Promotor, Event Gathering, Event Launching, Event Exhibitions, Event Wedding, dan lain sebagainya.

Cerita Awal Event Organizer

•Maret 18, 2008 • Tinggalkan sebuah Komentar

Bisnis Event organizer dikenal di Indonesia belum sudah begitu lama,  tetapi booming saat pasca era soeharto – era orde baru.. kenapa begitu?

Menurut saya, karena setelah era itu, sudah begitu terbuka bagi industri jasa yang murni menawarkan jasa pengelolaan acara. Sebelumnya bisnis ini hanya dikenal sebagai kepanitiaan. Atau dalam bentuk konsultasi pelaksanaan kegiatan.

Bentuk konsultasi pelaksanaan event, jadi belum ada bentuk kongkrit penataan acara secara profesional, kecuali penyelenggaraan showbizz dan pertunjukkan gelaran musik.

Divisi di dalam organisasi yang banyak mempelajari bidang ini adalah Public Relations atau Humas, dan Marketing.